Easy Plan Web Servizi

Easy Plan Web Servizi è un software gestionale per Istituti di Vigilanza ed altre società di servizi alle imprese (ad es. portierato, pulizie, facchinaggio, multi-utilities, facility management).

EPW Servizi Tabellone settimanaleEPW Servizi Anagrafica commerciale prestazioniEPW Servizi Scheda presenze

Ha una struttura piramidale, che consta di quattro livelli, ciascuno contenente più moduli e funzionalità, ad ognuno dei quali corrisponde un livello gerarchico di accesso e di responsabilizzazione rispetto alle proprie competenze.

  • e3 – Livello Business Intelligence

I vertici aziendali possono, in ultima analisi, disporre di una mole di dati di diversa natura (operativa, tecnica, commerciale, economica, amministrativa) derivanti dalle gestioni sopra descritte.

I dati, affinché possano essere significativi ed espressivi della realtà aziendale, devono essere rielaborati mediante processi di aggregazione e omogeneizzazione e devono confluire in strumenti che, nella loro completezza, costituiscono il pannello di controllo di gestione.

Sabacom mette a disposizione i propri consulenti per lo sviluppo di varie statistiche direzionali. Forniamo una soluzione esclusiva per creare report significativi per il controllo di gestione.

Le organizzazioni possono quindi controllare le prestazioni in modo completo sulla nostra piattaforma, agendo su tutti i dati aziendali:

  • analisi dell’organizzazione del lavoro
  • analisi prestiti del personale
  • copertura e analisi dei servizi

  • e2 – Livello Amministrativo

Presente nel livello e2, consente di gestire i cicli di approvazione configurati.

Per ciascun ciclo vengono visualizzate le fasi già completate e quelle da completare.

Per le fasi già completate vengono visualizzati gli utenti da cui sono state assegnate, con la relativa data, e gli utenti che le hanno approvate, con la relativa data.

Per ogni fase c’è la possibilità di inserire delle note e di allegare documentazione di supporto.

In Easy Plan Web l’intero processo di attivazione del servizio nasce con l’inserimento nel sistema del nuovo cliente, con relativo contratto e annesse prestazioni.

Per questo motivo la piattaforma presta moltissima attenzione alla gestione commerciale del cliente, mediante l’utilizzo di procedure capillari e interfunzionali, che mettono in collegamento diverse figure dell’organigramma aziendale, quali i cicli di approvazione.

L’Ufficio Commerciale inserisce e gestisce clienti e contratti, e da un lato indica agli uffici operativi le prestazioni da essi previsti, e dall’altro suggerisce all’Ufficio Amministrativo le regole da seguire durante l’espletamento del rapporto con il cliente.

Le informazioni gestite sono dunque riferite alle tre entità commerciali di riferimento in Easy Plan Web, ovvero: il cliente, il contratto e la prestazione.

In particolare, le informazioni gestite si riferiscono a:

  • clienti, contratti, prestazioni, punti di trasporto valori
  • gestione fornitori e corrispondenti, ATI e subappalti
  • gestione stampe e scadenze

La gestione amministrativa dei clienti prevede l’automazione delle attività di fatturazione, incasso, gestione degli esattori e reportistica.

Per noi assume molto rilievo la dinamica dei flussi prospettici del fatturato rapportati ai valori effettivamente conseguiti.

Abbiamo creato una tripartizione di valori:

  • ricavi contrattualizzati (preventivi);
  • ricavi movimentati (ma non ancora fatturati), che possono differire da quelli previsti;
  • ricavi effettivamente fatturati.

L’analisi congiunta dei tre flussi, oltre a consentire un metodo di ricerca dei motivi che hanno eventualmente portato a discostarsi dal fatturato previsto, pone le basi per la pianificazione dei flussi finanziari in funzione degli incassi previsti dai flussi di fatturazione.

In particolare, sono gestite le seguenti informazioni:

  • documenti (eliminazione e sostituzione fatture, effettuazione note di credito) e partitario clienti
  • fatturazione (diario di fatturazione, wizard, movimentazione, generazione delle fatture, con eliminazione delle fatture proforma e aggregazione dei movimenti di competenza di più mesi, documenti liberi)
  • gestione degli incassi (ricerca e gestione degli incassi, gestione degli storni e del carico dell’esattore)

Il modulo consente di gestire le seguenti informazioni:

  • elaborazioni (copertura e analisi dei servizi, gestione delle competenze, delle scadenze e dei solleciti, riepilogo delle commesse, incoerenze amministrative sulle fatture)
  • stampe (amministrative, del portafoglio, del credito, per la produzione)
  • configurazione e operazioni massive (gestione tracciati e sezionali, procedura di chiusura anno, eliminazione e contabilizzazione dei documenti, sblocco dei movimenti per passo, contabilizzazione degli incassi)

I dati elaborati quotidianamente nella redazione dei turni di lavoro confluiscono a fine mese nella gestione delle presenze, che consiste in un’elaborazione qualificata e particolareggiata dei flussi da indirizzare vero il software delle paghe.

L’analisi da noi effettuata preliminarmente nel livello “e0” sul CCNL utilizzato e sulle sue deroghe (accordi regionali, provinciali e sindacali) porta alla creazione di un sistema finalizzato a gestire l’insieme dei rischi e delle indennità (taglio ore) e l’intero sistema delle regole che integrano il CCNL stesso (pannello delle eccezioni).

In particolare, vengono gestite le seguenti informazioni:

  • elaborazione presenze (estrazione ore lavorate e non lavorate);
  • gestione presenze (gestione ore lavorate mensili, con possibilità di variare ogni singola voce che compone il flusso mensile, dalle ore lavorate in un giorno x dal dipendente y, all’indennità sul servizio, alle ore ordinarie e straordinarie, ecc., possibilità di rielaborare il flusso di un solo o di alcuni dipendenti dopo l’opportuna modifica sul tabellone dei turni)
  • estrazione del tracciato delle presenze
  • gestione presenze da badge;
  • elaborazione ed estrazione del tracciato per i buoni pasto
  • quadratura delle ore mensili

Easy Plan Web ha posto in essere una struttura che consenta alle aziende di vigilanza un monitoraggio completo delle risorse umane ancor prima che esse diventino una risorsa effettivamente a disposizione dell’organico.

La logica conseguenza è una piattaforma in cui i responsabili HR siano in grado di valutare i candidati che aspirano a lavorare nelle loro strutture e di decidere con più coerenza quali risorse assumere e quali invece non considerare positivamente.

Easy Plan Web risale quindi a monte delle decisioni che si prendono allorquando si decide di allargare la struttura in funzione dell’espansione commerciale aziendale, sulla base di prerequisiti omogenei e predeterminati e che consistono in parametri oggettivi di valutazione delle HR.

Le funzionalità presenti nel modulo HR sono:

  • gestione anagrafica dei soggetti (il soggetto è uno stato antecedente a quello di dipendente)
  • gestione anagrafica dei dipendenti (anagrafica generale con dati contrattuali, recapiti e riferimenti, gestione TFR, disciplinare, sindacati, stato di famiglia)
  • gestione anagrafica dei servizi generali dei dipendenti (gestione dei decreti porti d’arma e ulteriori autorizzazioni, delle esercitazioni, delle visite e degli adempimenti medici, del vestiario con taglie, macrodotazioni, ordini di vestiario e guardaroba)
  • gestione dello scadenzario
  • gestione dei certificati di malattia
  • gestione dei lavoratori a chiamata
  • gestione dei corsi di formazione e addestramento
  • gestione dei tutor
  • stampe

Il modulo consente di generare stampe relative a:

  • elenco dei clienti
  • obiettivi vigilati e orari
  • elenco delle GPG.
Presente sia nel livello e1 che nel livello e2, consente di gestire le varie tipologie di ticket, inviati e ricevuti dalla tipologia di profilo con la quale si è avuto accesso al sistema.

  • e1 – Livello Operativo

La Gestione Operativa è il core business della nostra clientela; pur non costituendo l’unico aspetto cruciale dell’impresa di vigilanza, ad essa va riservata la massima attenzione per garantire efficacia e validità dell’attività dell’azienda sul territorio.

Nel corso degli anni abbiamo implementato e “affinato” gli strumenti a disposizione dei coordinatori operativi, sino ad arrivare all’attuale piattaforma, che, con riferimento alla gestione dei turni di lavoro, comprende i seguenti strumenti operativi:

  • Anagrafica operativa dei dipendenti
  • Gestione dei clienti, dei contratti e delle postazioni di servizio ad essi collegati;
  • Gestione dei servizi con indicazione della durata contrattuale, degli orari, dei servizi associati e di quelli manuali;
  • Gestione delle preferenze dei dipendenti sui servizi
  • Gestione delle assenze programmate (richieste ferie, certificati di malattia, ecc.) e improvvise (ossia assenze verificatesi dopo la compilazione dei turni);
  • Turnazione automatica (secondo le regole prestabilite) sia di tutti i servizi, sia di un solo servizio (aggiunto durante la settimana dopo la compilazione di tutti i servizi già effettuata in precedenza), sia di un solo dipendente appena assunto (sempre durante la settimana, dopo la compilazione di tutti i servizi già effettuata in precedenza);
  • Gestione del tabellone giornaliero (ovvero il completamento giorno per giorno di tutti i servizi);
  • Gestione del tabellone settimanale o mensile (ovvero la compilazione da data a data dei servizi più strategici e poi completamento dei servizi residui)

Punti di forza del modulo sono le seguenti caratteristiche:

  • Gestione delle informazioni necessarie per completare i servizi all’interno dello stesso tabellone, attraverso un sistema drag and drop (ossia il trascinamento dell’icona sul nome e la lettura delle informazioni richieste)
  • Controllo di coerenza (ossia il conteggio automatico delle infrazioni a cui si va incontro durante la compilazione “forzata” dei turni, diverse da settore a settore)
  • Evidenziazione automatica dei permessi e dei riposi lavorati e non ancora recuperati
  • Possibilità di modificare in tempo reale sia i dipendenti sui servizi sia i servizi stessi su richiesta (anche improvvisa) della clientela
  • Possibilità di aggiungere un servizio temporaneo, ossia richiesta da un soggetto non ancora cliente dell’azienda
  • Stampe di diversa natura: servizi giornalieri, settimanali, per uso interno o esterno, stampa delle sole variazioni o di tutti i servizi comprese le variazioni, con o senza matricola, impiegati amministrativi, zone operative geografiche, reparti operativi, ecc.
  • Report immediati per la fatturazione e per le statistiche di vendite (per area di competenza, per tipologia di servizio o di cliente)

Il modulo consente di gestire le seguenti informazioni:

  • Registro Unico di Zona, Pronto Intervento e Centrale Operativa
  • Quadro eventi di Centrale Operativa, ovvero l’archivio delle segnalazioni pervenute in Centrale Operativa in seguito a diversi eventi: segnalazione allarmi, richieste di intervento, comunicazioni inviate dalle GPG
  • Anagrafica delle pattuglie
  • Foglio di marcia

Il modulo consente di gestire le seguenti informazioni:

  • i capi di vestiario
  • le dotazioni e le macrodotazioni
  • gli ordini
  • le consegne

Presente sia nel livello e1 che nel livello e2, consente di gestire le varie tipologie di ticket, inviati e ricevuti dalla tipologia di profilo con la quale si è avuto accesso al sistema.

  • e0 – Livello Configurativo

In ogni software gestionale, la prima politica da affrontare è quella di una corretta profilazione, intesa sia come definizione degli accessi degli utenti al sistema, sia come definizione delle unità organizzative e delle aggregazioni interne al gruppo.

La prima profilazione attiene alla struttura organizzativa del gruppo e delle sue unità. Tali unità possono poi essere classificate aggregando le unità base (segmenti) in base a criteri geografici, merceologici, di fatturazione.

In termini di definizione degli accessi al sistema, sono state in primo luogo definite diverse tipologie di profilo. All’interno di ciascuna tipologia di profilo vengono poi definiti i singoli profili.

Ogni profilo ha i propri privilegi di accesso ad ogni funzionalità del sistema, in termini di abilitazioni alla lettura, alla scrittura e alla cancellazione dei dati.

Una volta creati i profili, questi vengono associati agli utenti del sistema. In questo modo riusciamo a gestire in modo elastico e flessibile l’evolversi della realtà aziendale, ritagliando per ogni “attore” un ben preciso ruolo a cui riservare diritti e oneri derivanti dall’utilizzo specifico della piattaforma.

La dinamica circolare e trasversale delle informazioni previste dalla piattaforma Easy Plan Web è resa possibile da un sistema di comunicazione che ormai è diventato l’asse portante dell’intero sistema e che è diversamente configurabile a seconda delle caratteristiche organizzative dell’azienda: il sistema dei ticket.

I ticket sono comunicazioni dirette (automatiche o manuali) che partono da una funzione e arrivano ad altre funzioni, con lo scopo di informare, suggerire indicazioni oppure imporre determinate attività.

Ciascuna tipologia di ticket viene configurata per gruppo ed eventualmente, in eccezione, per azienda.

Al fine di rendere operativi i servizi ispettivi di zona, svolti mediante pattuglie, vengono definiti i distretti, che rappresentano una porzione del territorio di un Comune all’interno dell’area identificata dal CAP.

I distretti sono individuati da una combinazione univoca data dalla Provincia di appartenenza di un Comune, dal CAP e dalla località.

Una volta configurati i distretti, per ognuno di essi vengono definite le pattuglie che svolgeranno i diversi tipi di servizio.

Tali tipi di servizio sono, ad esempio: ispettivi feriale diurni e notturni, ispettivi sabato diurni e notturni, ispettivi festivi diurni e notturni.

Ogni tipo di servizio viene svolto da una delle pattuglie anagrafate nella configurazione delle tabelle. È poi possibile associare a ciascun segmento definito nella profilazione uno o più distretti.

Nell’ambito della gestione del personale è necessario configurare i CCNL da applicare e, per ognuno di essi, i moduli da attivare (ad esempio: riposi e permessi, straordinari, indennità).

Per ogni modulo attivato, verranno poi definite le eccezioni a livello di azienda o di Contratto Integrativo Territoriale, Provinciale o Regionale (CIT, CIP o CIR) o di contratto o di singolo dipendente.

Successivamente vengono definite le eccezioni anche nell’associazione e nella validazione dei badge, anch’esse a livello di azienda, CIP, contratto o dipendente.

Un altro aspetto rilevante della configurazione del sistema è la configurazione delle tabelle, che costituiscono la base essenziale per il corretto funzionamento dell’intero sistema. In Easy Plan Web le tabelle possono essere di due tipi:

  • di configurazione, ovvero sono create da Sabacom e non sono modificabili
  • di decodifica, ovvero sono riempite dal cliente con il supporto dei consulenti Sabacom

Le tabelle di decodifica sono classificate in:

  • tabelle amministrative
  • tabelle commerciali
  • tabelle HR
  • tabelle operative
  • tabelle personale
  • tabelle di profilazione

Easy Plan Web offre una molteplicità di criteri di classificazione di ogni attività, ma è il cliente che stratifica a dovere le tabelle da cui attingere i parametri di classificazione delle stesse attività.

Più completa e congrua è tale stratificazione, più precisa e reale sarà la rendicontazione che si produrrà per la direzione e la proprietà.

Collegati alla dinamica dei ticket, ma ancora più interfunzionali e trasversali, sono i cicli di approvazione, ossia quelle sequenze di attività da adempiere propedeuticamente al verificarsi di un dato evento.

I cicli di approvazione possono essere molto brevi e semplici o, al contrario, articolati e sfaccettati, in funzione delle esigenze del cliente. Easy Plan Web è strutturato per far fronte alle più diverse ipotesi di lavoro e per configurare i cicli di approvazione in modo razionale ed efficace.

Le difficoltà da gestire sono molte, legate all’organizzazione aziendale, alla complessità dei cicli da costruire e al peso da dare, all’interno di questi, a ciascuna fase.

Easy Plan Web consente di assegnare le specifiche responsabilità e competenze agli organi interessati, oltre a specificare il grado di propedeuticità delle varie fasi rispetto a quelle successive.

I consulenti Sabacom sono di supporto nella configurazione dei cicli, analizzando le procedure commerciali, operative e di gestione HR. Tale analisi consente di definire lo stato as-is delle procedure aziendali e le necessità di riconfigurazione, che porteranno alla definizione del to-be.

I cicli di approvazione, in tale ottica, non sono altro che la traduzione, nel sistema Easy Plan Web, della soluzione to-be ritenuta più idonea dalla direzione aziendale.

Anche i cicli di approvazione vengono configurati dapprima per gruppo e poi per singola azienda. Ogni ciclo è costituito da fasi e macrofasi (ovvero raggruppamenti omogenei di più fasi).

Sempre a livello e0, vengono attivati i batch configurati dalla Sabacom.

I batch sono delle attività automatiche eseguite dal sistema in modalità asincrona. Ne sono esempi la cessazione o la riattivazione di un contratto.

È possibile poi visualizzare i log di esecuzione dei batch attivati.

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